Gelungene Terminplanung im Blasorchester mit der Konzertmeister-App

Was ist die größte organisatorische Herausforderung, die man sich vorstellen kann? Einen Termin mit mehr als zwei Musikern zu koordinieren.

Dieser weitverbreitete Scherz ist natürlich überspitzt, hat aber durchaus einen wahren Kern. Doch wo liegen die Probleme der Terminkommunikation in einem Blasorchester? In unserem digitalisierten Alltag stehen uns sehr viele Kommunikationsmittel zur Verfügung: Wir telefonieren, verwenden SMS, verschiedene Dienste wie z. B. WhatsApp oder Facebook-Messenger und natürlich E-Mails, um Nachrichten zu versenden. Außerdem haben wir einen Kalender auf dem Smartphone, den wir möglicherweise mit anderen teilen und stimmen Termine via Doodle ab.

Genau diese Vielfalt ist es jedoch, die sich in der Terminkommunikation in den Vereinen widerspiegelt. Mit der steigenden Anzahl an Kommunikationspartnern wird dies zunehmend mühsamer und als Vereinsverantwortlicher gerät man schnell in eine unüberschaubare Situation: Kurt schreibt eine SMS, Gerda meldet sich per Mail, Susanne ruft an, usw. Um diesen Wildwuchs an Kommunikationskanälen zu bändigen und eine maßgeschneiderte Lösung für Blasorchester zur Verfügung zu stellen, wurde die App Konzertmeister entwickelt.

Gerade in der aktuellen Situation kommen mit den Covid-19-Bestimmungen weitere Herausforderungen hinzu, welche es noch wichtiger machen, nachvollziehbar und zielgerichtet zu kommunizieren sowie Anwesenheiten zu planen und zu dokumentieren.

Standardsituationen der
Orchesterkommunikation

Um zu veranschaulichen, wie Konzertmeister die Abstimmung von Terminen und Anwesenheiten in einem Verein einfach und flexibel unterstützen kann, wollen wir eine „Standardsituation“ betrachten, wie sie oftmals im Vereinsalltag vorkommt:

1. Es gibt eine Auftrittsanfrage und der Veranstalter will schnellstmöglich wissen, ob ein Auftritt möglich ist. Die Spielfähigkeit muss also schnell festgestellt werden.
2. Fehlen einzelne wichtige Mitglieder? Ist ein Ausgleichen der Besetzung mit Substituten nötig?
3. Probentermine anlegen und Anwesenheiten dokumentieren.
4. Auftritt inkl. Anreisedetails kommunizieren.

Auftrittsanfrage und Spielfähigkeit

Neben fixen wiederkehrenden Auftritten spielen auch individuelle Anfragen zu Auftritten eine wichtige Rolle. Ein Veranstalter meldet sich und benötigt noch ein Blasorchester für die Umrahmung einer Festmesse und anschließendem Frühschoppen in einigen Wochen. Die Antwort, ob das möglich ist, sollte natürlich im Idealfall so bald wie möglich gegeben werden. Mit Konzertmeister können Auftrittsanfragen schnell, einfach und zielgerichtet gestellt werden: Sobald die Auftrittsanfrage erstellt wurde, werden die eingeladenen Mitglieder über den neuen Termin informiert. Mit nur einem Klick kann ein Mitglied den Termin bestätigen oder im Falle einer Verhinderung mit „nicht anwesend“ antworten. Für wichtige Termine kann bei negativen Rückmeldungen auch automatisch eine Begründung eingefordert werden.

Direkte Rückmeldung in der Terminliste

Mit einem Blick und in Echtzeit kann ein Überblick über die Rückmeldungen im System gewonnen werden. Um eine Antwort bis zu einem gewissen Zeitpunkt sicherzustellen, kann eine Rückmeldefrist hinterlegt werden. Konzertmeister erinnert Mitglieder mit offener Antwort dann automatisch vor Ablauf der Frist.

Registerübersicht – Ausgleichen der Besetzung mit Substituten

Wie im nachfolgenden Screenshot links erkennbar ist, gibt es offensichtlich ein Problem im Trompetenregister. Hier kann es nötig sein, vereinsexterne Musiker zu engagieren, um eine Spielfähigkeit herzustellen. Auch dies kann über Konzertmeister zentral erledigt werden.

Proben und Anwesenheiten

Zur Auftrittsvorbereitung zählen natürlich Proben, die geplant und durchgeführt werden müssen. Im Amateurbereich ist es leider Realität, dass durch Job, Familie und andere Freizeitaktivitäten selten 100 % aller Mitglieder Zeit haben. Hier wird es umso wichtiger, genau Bescheid zu wissen, wer wann anwesend ist, um eine optimale Probenvorbereitung und somit eine effiziente und gute Probe durchzuführen. Folgende Fragen spielen dabei eine wichtige Rolle und können mit Konzertmeister auf einen Blick beantwortet werden:

• Sind alle Register gut besetzt? Welche Stücke oder Passagen kann ich sinnvoll proben?
• Kommt ein wichtiger Musiker zu spät? Sollte ich an der Reihenfolge der Stücke in der Probe etwas anpassen?

Nach der Probe geht es auch oftmals darum zu erfassen, wer anwesend war. Dazu können in Konzertmeister ein oder mehrere Schriftführer ernannt werden, welche einfach und bequem die Mitglieder am Smartphone als anwesend eintragen können.

Auftrittsdetails

Ist der Tag des Auftritts gekommen, gilt es oft noch wichtige Informationen zu verteilen:

• Wo genau ist der Treffpunkt vor Ort?
• Müssen wir etwas Spezielles mitbringen?
• Wie lange wird der Auftritt dauern?

All dies kann den Mitgliedern transparent über die Termindetails zugänglich gemacht werden. Sollten trotzdem noch Fragen offen bleiben, können diese zielgerichtet über die termineigene Pinnwand geklärt werden:

Ensembles und Gruppen im Verein

In den allermeisten Vereinen gibt es auch kleinere organisatorische oder musikalische Gruppen, die sich zu Sitzungen oder zu Proben und Auftritten treffen. Sei es die Vorstandschaft, ein Holzbläserensemble oder eine kleine böhmische Besetzung – in allen Fällen soll ein Teil der Mitglieder zu einem Termin eingeladen werden.

In Konzertmeister können neben den Registern auch Gruppen verwaltet werden, um genau für diese Anwendungsbereiche eine maßgeschneiderte Lösung bieten zu können. In den Gruppen können des Weiteren selbst erstellte Kategorien definiert werden, um die Mitglieder nach den eigenen Bedürfnissen zu kategorisieren.

Kategorien können aus dem musikalischen Bereich kommen und zum Beispiel für „Melodieblech“ oder „Begleitung“ verwendet werden, es ist aber genauso möglich organisatorische Bereiche wie „Getränkenachschub“ oder „Archivar“ abzubilden. Mit wenigen Klicks lassen sich dann einfach Termine für eine Gruppe anlegen und alle Vorteile nutzen:

Umsetzung von Einschränkungen

Räumliche Einschränkungen und gesetzliche Vorgaben bezüglich der Anzahl an Personen in einem Raum waren bis vor kurzem noch kein Thema im Vereinsalltag. Durch die Covid-19-Pandemie ist dies aber auch eine große Herausforderung für jene Blasorchester, die trotz Einschränkungen den Probenbetrieb aufrechterhalten wollen. Konzertmeister kann hier helfen
• genau zu wissen, wer zu einem Probentermin kommt, um vorab eine Sitzordnung und Platzeinteilung festzulegen.
• in der Anwesenheitsliste genau zu dokumentieren, wer bei einem Termin anwesend war.
• bei einer maximalen Raumbelegung schon die Anzahl der Terminteilnehmer vorab zu limitieren.

Vor allem der letzte Punkt ist natürlich besonders heikel – niemand möchte Teilnehmer von Terminen ausschließen. Ist es aber aufgrund der räumlichen Gegebenheiten nur möglich, mit einer gewissen Anzahl an Personen zu proben, so kann dies formalisiert abgebildet werden. Sobald das Teilnehmerlimit erreicht ist, ist keine positive Rückmeldung mehr möglich. Der Organisator kann für diesen Fall noch weitere Termine zur Verfügung stellen.

Flexibilität mit Terminkategorien

In Konzertmeister gibt es fünf Standardkategorien:
• Probe
• Auftritt
• Probenanfrage
• Auftrittsanfrage
• Sonstiges

Viele Vereine wollen aber ihre Termine darüber hinaus kategorisieren und verwalten. Hierzu lassen sich Termine seit Version 3.0 in frei definierbare Kategorien zuweisen.

Diese Kategorien können im Anschluss verwendet werden, um die Terminliste zu filtern oder zusätzliche Informationen zu hinterlegen.

Organisationsstruktur und Einführung im Verein

Hat man sich im Verein dazu entschlossen Konzertmeister zu verwenden, geht es an die Einrichtung. Hierzu sind folgende Schritte durchzuführen:

1. Registrierung und Anlegen des Vereins
2. Einladen der Mitglieder
3. Anlegen der Register und Gruppen
4. Zuweisen der Mitglieder zu den Registern und Gruppen

Registrierung und Vereinserstellung

Besuche unsere Website
https://konzertmeister.app und klicke auf die Registrierungsschaltfläche. Anschließend kannst du kostenfrei ein Konzertmeister-Konto erstellen und mit wenigen Klicks einen Verein anlegen.

Einladen der Mitglieder

Wenn du eine Liste mit den E-Mail Adressen deiner Vereinsmitglieder hast, kannst du die Importfunktion in unserem Webclient verwenden. Kopiere dazu einfach alle E-Mail Adressen in das Import Textfeld und mit einem Klick hast du alle Mitglieder zum Verein eingeladen.

Als eingeladenes Mitglied bekommt man im Anschluss eine E-Mail mit einem Einladungscode und allen wichtigen Informationen zugesandt. Hat man die Konzertmeister-App auf dem Smartphone installiert, kann man sich mit dem Einladungscode ganz einfach registrieren. Sobald man ein Passwort festgelegt hat, ist man in der App und dort schon Teil des Vereins. Es sind keine weiteren Konfigurationsschritte vorzunehmen.

Die Erstellung von Registern und Gruppen funktioniert dann intuitiv unter dem Verein. Sollten hier mehr Informationen benötigt werden gibt es auf der Konzertmeister-Website einen eigenen Hilfe-Bereich (siehe QR-Code rechts).

Organisationsstruktur

Um den Verein anzulegen kann es hilfreich sein, einen Überblick über die Organisationsstruktur von Konzertmeister zu haben (siehe untenstehende Grafik). Hier ist klar erkennbar, dass jede Person im Verein zunächst einmal ein Mitglied des Vereins ist. Die Mitglieder können im Anschluss Registern und Gruppen zugewiesen werden. Auf Vereins- sowie auf Register- und Gruppenebenen können Leiter festgelegt werden, welche Termine für diese verwalten können. Der Vereinsadministrator hat als zusätzliche Funktion das Abo-Management, um nötigenfalls ein Abo für den Verein abzuschließen.

Zur Webseite geht es unter
https://konzertmeister.app

blasmusik Ausgabe 11-2020 | Autor: Stefan Stift
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